O checklist, também conhecido como folha de verificação, é uma das ferramentas mais utilizadas na Gestão da Qualidade e nos processos de auditoria, tanto para verificar quanto para controlar os processos.

Nesse sentido, vamos falar a seguir sobre o que é um checklist, benefícios de utilizá-lo, como e quando aplicá-lo e como criar o seu próprio checklist. Acompanhe este artigo até o final e saiba mais.

O que é um checklist?

O checklist pode ser entendido como uma ferramenta de controle, que possui a forma de uma lista previamente estabelecida, a qual é aplicada para verificar e monitorar tarefas, atividades e até mesmo processos produtivos.

Sendo assim, o principal objetivo dessa ferramenta é garantir que o passo a passo de determinada atividade ou processo seja cumprido, mantendo os níveis de qualidade do projeto ou do produto em si.

O mais interessante dessa ferramenta é que ela pode ser aplicada a qualquer tipo de empresa ou atividade, sendo adaptável conforme a necessidade da organização.

Além disso, se a aplicação dessa ferramenta for feita da forma correta, é possível obter diversas vantagens, como por exemplo, evitar a repetição de erros pela falta de conhecimento dos processos, além de garantir que as fases do processo foram cumpridas corretamente.

Benefícios do checklist

E por falar em vantagens, devemos destacar que aplicar os checklists em sua empresa podem trazer vários benefícios, como por exemplo:

• Contribuição para o aprendizado organizacional, fornecendo assim os detalhes de cada um dos processos, tal como as suas potencialidades e falhas;
• Aumento da motivação dos colaboradores, já que a ferramenta possibilita o acompanhamento das atividades, e a cada tarefa concluída e recompensa, é possível gerar a satisfação e o engajamento com a organização;
• Possibilidade de delegar as atividades com maior tranquilidade, principalmente por lidar com o controle de prazos, responsáveis e andamento das atividades;
• Redução nos erros do processo, já que ele é acompanhado mais de perto.

Agora que você já sabe os benefícios que a aplicação do checklist pode trazer para a organização, vamos te explicar como e quando utilizá-lo.

Como e quando utilizá-lo?

Por ser uma ferramenta adaptável, os checklists podem ser aplicados em diversas formas para cumprir os mais diversos objetivos, sejam eles para verificar etapas e ações realizadas, coordenar equipes e projetos, solução de problemas, gerenciamento de tarefas, dentre outros.

Tendo como base essas possibilidades, o checklist pode ser aplicado em diversos contextos e ocasiões, como por exemplo:

• Verificação dos aspectos de produção, garantindo que todos os parâmetros do processo produtivo sejam cumpridos;
• Verificação e recebimento de matéria-prima, contribuindo para o bom funcionamento do setor de estoques e logística;
• Auditoria de processos e implantação das normas ISO, garantindo que todos os parâmetros e aspectos da norma sejam aplicados de maneira efetiva.

Claro, estes são apenas alguns exemplos práticos e comuns à Gestão da Qualidade, porém, a ferramenta pode ser aplicada sempre que você desejar realizar o controle e a verificação de qualquer que seja a atividade.

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Como fazer um checklist de sucesso

Nesse sentido, vamos te explicar como fazer um checklist de sucesso e que seja realmente efetivo para a sua organização.

Claro, toda organização possui a sua dinâmica própria e suas peculiaridades, e por isso, a base de um bom checklist é a seguinte:

1. Defina os aspectos que serão verificados para ter um parâmetro de partida e de referência para o checklist;
2. Estabeleça a frequência da verificação, incluindo em quais dias e horários que as verificações serão realizadas, além dos itens que serão analisados, compreendendo suas causas e efeitos;
3. Defina os profissionais responsáveis pela aplicação e verificação das listas;
4. Realize os testes para verificar se eles realmente se adaptam à sua necessidade e o que é necessário mudar para alcançar bons resultados;
5. Melhore continuamente o processo de verificação e o levantamento de dados, com base nas suas necessidades e pontos de impacto;
6. Conte com um bom sistema de gestão para automatizar os checklists e a verificação dos processos.

De modo geral, ter um checklist de sucesso depende bastante do seu olhar estratégico e da capacidade de compreender as suas necessidades e se adaptar às mudanças organizacionais.

Por isso, contar com um bom sistema de gestão ajuda a ter uma visão mais ampla da organização, seus pontos fortes e fracos , riscos e potencialidades, criando um checklist que seja de fato efetivo, trazendo o sucesso para a sua organização.

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