Preparar a empresa para auditorias, sejam elas internas ou externas, pode ser um terror! Neste período, as pessoas acabam ficando com medo, ansiedade, a empresa passa por muito estresse e, muitas vezes, isso faz com que as entrevistas não atinjam o verdadeiro objetivo de uma auditoria: coletar pontos de melhoria!

Além disso, auditorias ruins podem prejudicar o desempenho dos processos e até mesmo gerar não conformidades, erros e falhas. Nervosas, as pessoas tendem a errar mais e ficar mais dispersas. Isso, é claro, sem contar com o bem-estar dos colaboradores e com sua percepção sobre o ambiente interno, ou seja, as auditorias também podem gerar impactos negativos no engajamento das pessoas.

Por isso, hoje falaremos um pouco sobre como preparar a empresa para auditorias internas. Lembre-se: preparar equipes e empresas para as auditorias (internas ou externas) deve ser algo natural, e você nem deveria fazê-lo! Mas calma, vamos explicar por quê!

Além disso, neste texto, vamos usar as auditorias da qualidade como exemplo, falando sobre a ISO 9001 (Gestão da Qualidade)! Mas as dicas descritas aqui servirão para qualquer outra norma, como a ISO 14001 (Gestão Ambiental) ou a ISO 45001 (Segurança e Saúde Ocupacional), por exemplo! Então vamos lá? 😉

Treinamento é a chave da boa auditoria

Antes de mais nada, é preciso entender que o bom treinamento precede toda boa auditoria. Quando focamos em treinar corretamente as pessoas, focamos também em manter bons processos, conscientizar os colaboradores sobre seu papel no Sistema de Gestão da Qualidade e, é claro, garantir que eles tenham competências para manter o SGQ funcionando e melhorando constantemente.

Aqui, vale também entender que é preciso treinar muito bem os colaboradores que serão auditados, fornecendo conhecimentos sobre processos, ferramentas da qualidade e sobre o contexto da empresa. Porém, não podemos nos esquecer dos auditores internos, que muitas vezes são colaboradores internos também. Essa segunda categoria, além dos conhecimentos já citados, precisa entender o padrão auditado (a norma ISO 9001, por exemplo), assim como ser treinada em “como executar auditorias”, passando por conhecimentos que abrangem outra norma: a ISO 19011.

Esses treinamentos vão manter a empresa conforme ao longo do tempo, fazendo com que a auditoria seja apenas um momento de verificação. Bem como, capacitarão colabores para auditar internamente e tocar esse processo de forma ética, responsável e focada em bons resultados.

Planejar as auditorias é fundamental para a execução 

Se você cuidou do passo anterior, seus colaboradores não terão problemas em planejar uma boa auditoria. Aqui, eles precisarão exercer as competências adquiridas anteriormente e organizar o processo.

Para um bom planejamento, é preciso criar trilhas de auditoria que ajudem os auditores a passar por todos os requisitos da norma e cruzá-los nos setores e locais certos da empresa. Além disso, bons auditores planejam auditorias que impactem o mínimo possível os processos, garantindo que o trabalho continue e não seja interrompido desnecessariamente.

Com auditorias bem planejadas, nenhuma das partes interessadas é pega de surpresa e, de quebra, as oportunidades de melhoria e problemas são identificados mais facilmente. Por isso, planejamento é vital!

Comunicando os colaboradores: nada de surpresas!

A auditoria é um processo comum e rotineiro, que deve acontecer às claras e de forma ética. Por isso, um dos maiores erros que você pode cometer é esconder as datas e sair entrevistando as pessoas de surpresa.

Grande parte de preparar a empresa para auditorias internas (e até mesmo externas) consiste em planejar como, onde e quando a auditoria vai acontecer. Assim, é preciso ter cronogramas claros e avisar as pessoas. A reunião de abertura, por exemplo, tem essa função!

Portanto, avise as pessoas, tranquilize elas e diga que esse não é um processo para “caçar bruxas”, para culpabilizar ou encontrar culpados. A auditoria é apenas um processo de melhoria e, por isso, precisa ser tratado como tal.

Mas e a Organização de Documentos e Registros?

Essa é uma questão interessante! Muita gente acha que preparar a empresa para auditorias internas é preparar documentação para o auditor ver. Porém, esse é um grande erro!

A documentação e os registros gerados e mantidos pelo SGQ são utilizados para garantir que os processos alcancem conformidade. Assim, eles devem estar atualizados, disponíveis e seguros a qualquer momento, não apenas na hora da auditoria. Ao mantê-los dessa forma, não há trabalho extra no momento das entrevistas ou análises, pois toda documentação está em dia, como deve ser.

Vale conferir se houve alguma falha ou problema pontual? Vale, sim, até para dar mais paz de espírito! Mas se você precisar fazer um esforço de atualização toda auditoria, você tem um problema sistêmico e muito grave! E isso vale também para a tratativa de não conformidades, para a gestão de riscos e todos as outras boas práticas recomendadas pela norma.

Aqui, inclusive, não posso deixar de falar: o 8Quali te ajuda a manter tudo funcionando, como deve ser! No caso dos procedimentos, por exemplo, as pessoas recebem notificações sempre que um documento precisa ser atualizado, assim elas não ficarão esperando a auditoria para atualizar. Bem como, você pode emitir relatórios de forma fácil e prática, podendo atuar para ajudar nas revisões e garantir um processo fluído e que acontece no tempo certo!

Então, pare de sofrer nas auditorias, entre em contato conosco e vamos juntos criar uma empresa que está pronta para a auditoria a todo instante! Clique no botão abaixo e vamos valorizar a Qualidade na sua empresa:

CONVERSE COM UM ESPECIALISTA

Manter a gestão da qualidade viva é preparar a empresa para auditorias!

A única forma de realmente preparar a empresa para auditorias internas ou externas é garantindo que as coisas funcionem. Assim, é preciso gerenciar as não conformidades e garantir que sejam tratadas. É preciso monitorar os riscos, criar planos de reposta, mitigação ou eliminação e garantir que eles sejam executados quando pertinente. É preciso, acima de tudo, ter um SGQ (SGA OU SGSSO, etc) à prova de falhas e que age antes da auditoria.

Falando de forma metafórica, preparar a empresa para auditorias é cuidar de um instrumento musical. Não basta cuidar dele apenas no dia da apresentação, é preciso mantê-lo limpo, afinado e bem cuidado sempre. Do contrário, seus ensaios serão ruins e o instrumento pode quebrar na hora do show! Cuidando dele diariamente, quando o grande dia do concerto chegar, a música fluirá naturalmente e sem esforços extras.

Dessa forma, manter a gestão da qualidade viva significa garantir que os processos estejam sempre em sintonia, prontos para serem auditados a qualquer momento. Auditorias não devem ser vistas como obstáculos, mas como oportunidades de mostrar o compromisso contínuo da sua empresa com a excelência e a melhoria.

Quando a empresa está preparada para a auditoria a todo instante, ela não apenas cumpre normas, mas também se posiciona como uma organização que valoriza a qualidade em cada detalhe. Isso gera produtos e serviços melhores, assim como processos mais “afinados” (ágeis e econômicos) e, por consequência, mais resultados para a sua organização!